تعزيز التوازن بين العمل والحياة للمحامين: تطويع المهام وإدارة الوقت باستخدام التقنية القانونية في 2023
أجرينا استطلاعًا لسؤال متابعينا عن استراتيجيتهم لتحقيق التوازن بين العمل والحياة بصفتهم محامين في المجال القانوني المتطور اليوم. وجاءت إدارة المهام والوقت في المرتبة الأولى بنسبة 46%. في هذا المقال، نقوم بتفصيل الميزات الرئيسية للبرنامج الأساسي للممارسة القانونية (Lexzur Core) الذي يساعد المحامين على إدارة وقتهم وتبسيط المهام الموكلة لهم بشكلٍ أفضل في عام 2023.
لقد أصبح استخدام التقنية القانونية ضرورة أكثر من كونه امتيازًا. ومن المعروف أن العديد من المحامين الذين يعملون في مكاتب المحاماة أو ضمن الفرق القانونية للشركات يستخدمون برامج شاملة لأتمتة المهام، وتنظيم سير العمل، وتعزيز التوازن بين العمل وحياتهم الخاصة على جميع الأصعدة. نستعرض فيما يلي بعضًا من الطرق العديدة التي يمكن أن يستخدمها البرنامج الأساسي للممارسة القانونية لتعزيز إدارة المهام والوقت للمحامين.
1. تسهيل سير العمل:
يقدم البرنامج الأساسي للممارسة القانونية للمحامين أدوات شاملة لتحسين سير العمل والعمليات القانونية. يتضمن البرنامج مجموعة كبيرة من الميزات بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، إدارة المهام وأتمتة المستندات وإدماج الجداول الزمنية والتواصل مع العملاء. تتمركز كل هذه الميزات في مساحة عمل رقمية واحدة، مما يؤدي إلى تسهيل سير العمليات وتوفير الوقت الثمين للمهام الأساسية. على سبيل المثال؛ يمكن أن يساعدك البرنامج الأساسي للممارسة القانونية في تقسيم القضايا المعقدة إلى مهام مؤتمتة بطريقة أكثر فعالية، مع الأخذ في الاعتبار المهام والمهام الفرعية، وأصحاب المصلحة، والمواعيد النهائية، والجداول الزمنية، وغير ذلك. وبالتالي، يستطيع كافة الأشخاص المعنيين الحصول بشكل فوري على ملخص شامل وواضح لحجم العمل ونطاقه. يتيح ذلك التخطيط على نحو أفضل ويمنع تراكم المهام، ويقلل من التوتر ويعزز التوازن الصحي بين العمل والحياة.
2. أتمتة المهام والتحكم الآلي:
على أي حال، ليس سير العمل فحسب الذي يمكنك تخصيصه وتنظيمه وأتمته. يقدم البرنامج الأساسي للممارسة القانونية ميزة سهلة الاستخدام لأتمتة المهام والتحكم الآلي والتي تسمح للمحامين بتحديد الأعمال مسبقًا في النظام وبحلول الوقت المحدد لتنفيذها يتم إرسال المهام و/أو الرسائل التذكيرية إلى العضو المحدد في فريق العمل، بناءً على الشروط المحددة. على سبيل المثال، يمكنك أتمتة الرسائل التذكيرية الخاصة بانتهاء صلاحية العقود لتجنب التخلف عن المواعيد النهائية. عندما يقترب العقد من تاريخ انتهاء صلاحيته، سيقوم النظام تلقائيًا بتفعيل الرسائل التذكيرية ليتم إرسالها إلى المحامي المعني، مما يضمن اتخاذ الإجراءات في الوقت المحدد بشأن تجديد العقد. تطبيقات هذه الأداة لا حصر لها.
3. تتبع الوقت:
يمكن للمحامين باستخدام البرنامج الأساسي للممارسة القانونية تصنيف سجلات الوقت؛ وربطها بالقضايا أو العقود أو المهام، وكذلك إنشاء تقارير توضح أين يتم بذل الجهد. يوجد جهاز توقيت مُدمج في البرنامج مما يجعله سهل الاستخدام ويمكن الوصول إليه؛ سواء كان هذا الوقت قابل للفوترة أو غير قابل للفوترة. بفضل هذه الميزات، يمكن للمحامين تقدير الوقت الذي يحتاجون إليه لإكمال مهمة ما بشكل أفضل وإصدار فاتورة دقيقة لعملائهم – دون أي متاعب أو ضغوط.
4. إدارة المستندات:
واحدة من أكثر ميزات البرنامج الأساسي للممارسة القانونية تأثيرًا فيما يتعلق بالتوازن بين العمل والحياة الشخصية هي الإمكانيات المتطورة لإدارة المستندات. إدارة كافة الملفات والمستندات وأرشفتها وربطها بالقضايا والمهام وجهات الاتصال ذات الصلة وغير ذلك. يمكن للمحامين الاستفادة من تخزين البيانات غير المحدود والأدوار أو الأذونات القابلة للتكوين والواجهة سهلة الاستخدام والقابلة للبحث في تخزين المحفوظات الرقمية وإدارتها والوصول إلى المستندات وتحريرها وربطها والقضاء على اختفاء البيانات أو فقدانها.
5. أدوات التعاون:
يُعد تبني أدوات التعاون أفضل خطوة يمكنك اتخاذها لخلق توازن أفضل بين العمل والحياة. يتكامل البرنامج الأساسي للممارسة القانونية مع أكثر من 5,000 تطبيق معروف، بما في ذلك زابير “Zapier“. هذا يسمح بالعمل التعاوني الذي يمكن القيام به من أي مكان، حتى عن بعد. على سبيل المثال، يمكن للمحامين الاستفادة من عمليات التكامل المتاحة لتطبيقات أوفيس 365 وجوجل ورك سبيس لتعديل المستندات في الوقت الفعلي ومشاركتها بأمان مع فريق العمل أو العملاء. بالإضافة إلى ذلك، يقدم البرنامج الأساسي للممارسة القانونية ميزات زووم وتيمز المضمنة التي تتيح إجراء المكالمات والاجتماعات الفورية بناءً على المعلومات المحددة مسبقًا والمدعوين والمرفقات ذات الصلة. هذه مجرد أمثلة لبعض أدوات التعاون التي لا تعد ولا تحصى والتي يمكنك استخدامها جنبًا إلى جنب مع برنامج شامل للإدارة القانونية من أجل تسهيل العمل التعاوني وتسريعه وتبسيطه، وبالتالي توفير الوقت والجهد، وتحسين التوازن بين عملك وحياتك الخاصة.
أخيرًا، يُعد تحقيق التوازن بين العمل والحياة جهدًا مستمرًا، وهو ضروري لتجنب الإرهاق. يمكن أن يؤدي استخدام التقنية القانونية إلى تحسين خبرتك في العمل، وتوفير طاقتك لأداء المهام عالية القيمة، وتيسير التواصل والتعاون، مما يسهل إنجاز المهام أثناء التنقل ومن أي مكان. شاهد هذا الفيديو القصير لإلقاء نظرة عامة سريعة على كافة الميزات التي يمكنك الاستفادة منها من خلال البرنامج الأساسي للممارسة القانونية “Lexzur Core“.
أترك تعليقاََ