إدارة العقود – طرق فعالة لتحسين آلية إدارة العقود داخل مؤسستك

ما هي عملية إدارة العقود؟

عملية إدارة العقود هي الإطار الذي تستخدمه المؤسسات لإدارة عقودها من بداية من إنشاء العقود وتنفيذها إلى مراقبتها وتجديدها. باتباع عملية منضبطة ، يمكن للمنظمات ضمان إدارة عقودها بفعالية وكفاءة.

هناك أربع مراحل رئيسية في عملية إدارة العقود:

1. إنشاء العقد:

تتضمن هذه المرحلة أنشطة مثل تحديد الحاجة إلى عقد، صياغة العقد والتفاوض بشأن الشروط مع الطرف الآخر.

2 تنفيذ العقد:

تتضمن هذه المرحلة أنشطة مثل توقيع العقد وتنفيذ شروط العقد ومراقبة الامتثال.

3 تجديد العقد:

تتضمن هذه المرحلة إعادة التفاوض على شروط تجديد العقد و إنهاء العقد.

4 إدارة العقود:

تتضمن هذه المرحلة أنشطة مثل تخزين واسترجاع العقود ، ومراجعة العقود ، وإدارة التغييرات في العقود.

أفضل الممارسات التي يمكن أن تساعد في إدارة العقود

قد تكون إدارة عقود الشراء والمبيعات مهمة شاقة ، ولكن يمكن أن تساعدك بعض الممارسات. أولاً ، من المهم أن يكون لديك فهم واضح لشروط العقد. ثانيًا ، من المفيد تتبع جميع الاتصالات بين أطراف العقد. ثالثًا ، من المفيد أن يكون لديك نظام لإدارة وتتبع التغييرات في العقد. أخيرًا ، من المهم أن تكون على دراية بأي مواعيد نهائية أو معالم مدرجة في العقد.

ما هو نظام إدارة دورة العقد؟

نظام إدارة دورة حياة العقد (CLM) هو تطبيق برمجي يساعد الشركات على معالجة عملية إدارة العقود الكترونيًا وتبسيطها. يمكن استخدام CLM لإنشاء متجر وتتبع العقود من البداية إلى النهاية ، ويمكن أيضًا استخدامه للتفاوض على العقود وإدارة الموافقات وإنشاء التقارير. تساعد أنظمة CLM الشركات على توفير الوقت والمال من خلال تقليل الحاجة إلى العمليات اليدوية وزيادة الكفاءة.

برنامج إدارة العقود

برنامج إدارة العقود هو أداة مصممة لمساعدة المؤسسات على تبسيط ومعالجة إنشاء العقود إلكترونيًا وتوقيعها وإدارتها. يمكن للبرنامج إنشاء عقود من البداية أو نموذج العقد الموجود حاليًا. يمكن استخدامه أيضًا لتتبع حالة العقود وتخزين المستندات الموقعة وإدارة تجديد العقد.

فوائد برامج إدارة العقود

هناك العديد من الفوائد لاستخدام برامج إدارة العقود للشركات. ربما تكون الميزة الأكثر وضوحًا هي أنها يمكن أن تساعد في توفير الوقت والمال. مع تخزين جميع معلومات الاتصال في مكان واحد ، يصبح تتبع العقود وإدارتها أسهل بكثير. يمكن أن يؤدي ذلك إلى أوقات استجابة أسرع وأخطاء أقل.

فائدة أخرى هي أن برنامج إدارة العقود يمكن أن يساعد في تحسين التواصل بين الأطراف. من السهل إبقاء كل شيء في نفس الصفحة والتأكد من عدم إغفال التفاصيل المهمة داخل منصة واحدة. يمكن أن يساعد هذا في منع سوء التفاهم والنزاعات في المستقبل.

أخيرًا ، يمكن أن تساعد برامج إدارة العقود في إنشاء سير عمل أكثر كفاءة. من خلال دمج بعض المهام المرتبطة بإدارة العقود إلكترونيًا، يمكن للشركات توفير الوقت والموارد للتركيز على مجالات أخرى من عملياتها.

معالجة إدارة العقود إلكترونيًا

تواجه المؤسسات العديد من مخاطر الامتثال لأنها تتعامل مع شبكة دائمة التوسع من الموردين والمقاولين والأطراف الثالثة الأخرى. للتقليل من نسبة الخطأ ، نفذت العديد من الشركات مهام سير عمل الموافقة على العقود التي تتطلب مستويات متعددة من المراجعة والموافقة من قبل مختلف أصحاب المصلحة. ومع ذلك ، فإن هذه العمليات اليدوية غالبًا ما تكون بطيئة وغير فعالة ، مما يؤدي إلى التأخير في الموافقة على العقود الهامة.

تتجه العديد من المنظمات الآن إلى حلول معالجة إلكترونية للموافقات على العقود كعلاج لهذه المشكلة. تعمل هذه الحلول على تبسيط عملية الموافقة على العقد من خلال توفير مستودع مركزي لجميع العقود وتوجيه العقود للمراجعة والموافقة عليها إلكترونيًا، وتوفير رؤية في الوقت الفعلي لحالة كل عقد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد حلول دمج الموافقات على العقود الكترونيًا في ضمان الامتثال للسياسات الداخلية واللوائح الخارجية من خلال توفير ضوابط مدمجة لإدارة الموافقات على العقود.

Lexzur: أفضل برنامج لإدارة العقود يناسب الأعمال التجارية من جميع الأحجام وجميع الصناعات

هناك عدة أنواع مختلفة من برامج إدارة العقود ، لكن جميعها لها نفس الهدف: مساعدة الشركات على تبسيط عملية التعاقد. يمكن أن يشمل ذلك إنشاء عقود وتخزينها وتتبع التغييرات. تم تصميم بعض البرامجخصيصًا لصناعات معينة مثل البناء أو الرعاية الصحية. البعض الآخر أكثر عمومية ويمكن استخدامه من قبل أي شركة. سيكون أفضل برنامج لإدارة العقود هو App Legal سهل الاستخدام ويقدم نسخة تجريبية مجانية لتجربته قبل شرائه. كما يمكنه أن يتكامل أيضًا مع برامج الأعمال الأخرى مثل أنظمة إدارة الممارسات القانونية أو المحاسبة أو برامج CRM.