تتعامل شركات المحاماة مع عدد هائل من الوثائق والملفات القانونية يوميًا مما يجعل تخزين الوثائق واسترجاعها بسرعة من أهم تحديات التي تواجه المؤسسات لإدارة الوثائق القانونية، تقلل برامج إدارة الوثائق والأرشفة القانونية من متاعب إنشاء هذه الوثائق والبحث عنها، وتعزز الإنتاجية من خلال تخزين الوثائق وتصنيفها باستخدام البيانات الوصفية المناسبة، كما تسهل هذه البرامج عملية فهرسة ملفات الشركة وترقيمها وإصدارها وحفظها بشكل صحيح في الأرشيف.
تعمل برامج إدارة الوثائق والأرشفة القانونية على تبسيط إجراءات سير العمل وزيادة الإنتاجية الكلية للمؤسسات، ونظرًا لأهميتها وضرورتها في الآونة الأخيرة فمن الضروري التأكد من اختيار البرنامج الأكثر كفاءة وفعالية لإدارة الوثائق القانونية بالمؤسسة، وسنطلعكم في هذا المنشور على كيفية اختيار برنامج إدارة الوثائق القانونية المناسب الذي يلبي احتياجات مكتب المحاماة أو الفريق القانوني داخل مؤسستكم أو شركتكم.
الإدارة المركزية للوثائق القانونية
تحتاج شركات المحاماة إلى برنامج فعال لإدارة الوثائق القانونية يساعدها في تخزين جميع الوثائق والملفات ورسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بكل قضية من قضايا العملاء في مكان واحد يمكن الوصول إليه في أي وقت ومن أي مكان، ويعتبر برنامج آب فور ليغل أفضل الحلول لإدارة الوثائق القانونية حيث يقدم العديد من المزايا؛ ومن أهمها إمكانية البحث النصي عن الوثائق لتحديد ما تحتاجه خلال ثوان معدودة! وبالمقارنة مع الأنظمة البدائية والمعقدة، فإن برنامج آب فور ليغل يسهل على الممارسين القانونيين عملية استرجاع الوثائق القانونية وتبادلها عبر أجهزتهم الذكية وقت الحاجة.
الحفاظ على تنظيم كل شيء
يتيح لك برنامج إدارة الوثائق القانونية حفظ جميع الوثائق والبيانات القانونية على مساحة تخزينية سحابية آمنة تسمح بالوصول إلى الوثائق التي تحتاجها بسهولة، فكل ما تريده على بعد نقرة واحدة منك! بالإضافة إلى تيسير عملية تتبع إجراءات سير العمل داخل المنظمة نظرًا لاستخدام الجميع تخزين سحابي مركزي موحد عبر الإنترنت.
سهولة التفاوض وتحديد الصلاحيات
وفضلًا عن الإدارة المركزية للوثائق القانونية، تحتاج شركات القانون إلى برامج متقدمة تعزز التفاوض بين الجهات المعنية الداخلية والخارجية؛ لذلك تبرز أهمية برنامج آب فور ليغل لإدارة الوثائق القانونية في تحديد الصلاحيات بسهولة لضمان وصول المتفاوضين المناسبين إلى الوثائق في الوقت المناسب، مع امتياز الإدارة بحقها في منح المحامين إمكانية الوصول إلى جميع قضايا العميل أو تحديد بعضها حسب النوع أو الموقع أو غيرها من البيانات التي تحددها المؤسسة.
متوافق مع أجهزة الحاسوب المكتبي واللوحي والهواتف الذكية
لقد أصبح العمل عن بعد من أي مكان هو سمة هذا العصر؛ ومن هنا ظهرت الحاجة إلى برنامج مرن لإدارة الوثائق القانونية يخدم كافة ممارسي القانون ويتميز بسهولة الاستخدام وسلاسة الوصول إليه في أي وقت ومن أي مكان.
قد يؤدي الاحتفاظ بالوثائق القانونية على الحاسوب أو الخادم فقط إلى العديد من المخاطر، كتعطل القرص الصلب أو الحريق أو غيرها من المخاطر التي تكون المنظمة في غنى عنها، لا سيما عند حاجة المؤسسة أو الشركة لواحدة من هذه الوثائق المهمة بعيدًا عن مقر العمل، ويعد برنامج آب فور ليغل الحل النهائي الذي تبحث عنه المؤسسات لإدارة الوثائق القانونية عن بعد؛ فهو النظام الأكثر مرونة وسهولة في الاستخدام لإدارة الوثائق في العالم، كما إنه متوافق مع كافة الأجهزة الذكية على اختلاف أنواعها وأحجامها.
التحكم في إصدار الوثائق القانونية
في إطار مراقبة الوثائق القانونية، يتم تخزين جميع النسخ السابقة والقديمة من أي وثيقة قانونية منذ إنشائها في النظام مما يتيح سهولة تصفح النسخ السابقة من الملف واستبدال نسخة العمل من الملف بنسخة قديمة عند الضرورة، كما يمكنك إنشاء نسخة جديدة من الوثيقة القانونية والاحتفاظ بالبيانات الوصفية الحالية وجميع الإصدارات السابقة، والتي يمكن استردادها بسهولة بنقرة واحدة فقط.
يدعم التوقيع الرقمي الإلكتروني
يسهل برنامج إدارة الوثائق من آب فور ليغل عملية مراجعة الوثائق القانونية وتوقيعها ومشاركتها مع الشركاء وبالتالي تجنب عناء رفع الوثائق الكترونيًا أو تحميلها أو طباعتها بالطرق التقليدية.
مرتبط مع تطبيقاتك اليومية
قم بربط Lexzur بجميع الأدوات اليومية التي تستخدمها لتبسيط سير عمل إدارة الوثائق القانونية، كخدمة البريد الإلكتروني Gmail™ و Outlook و Dropbox والعديد من الأدوات الأخرى لتبسيط إدارة المستندات القانونية الخاصة بك، حيث يمكنك مزامنة رسائل البريد الإلكتروني وإضافة المعلومات مباشرة إلى البرنامج دون الحاجة إلى التنقل بين التطبيقات.
ضوابط الامتثال وإدارة المخاطر
يساعد برنامج إدارة الوثائق القانونية من آب فور ليغل أن تكون الشركات على اطلاع دائم بأحدث اللوائح التنظيمية والإرشادات اللازمة لتجنب المخاطر الأمنية، وتعزيز سير العمل والإنتاجية الكلية للمؤسسة أو الشركة.
قياس مؤشرات الأداء
تلعب التحليلات في عالم الأعمال اليوم دورًا محوريًا في إدارة الأداء والتوزيع الاستراتيجي للموارد داخل المؤسسات والشركات، وتعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية هي نوع من أنواع قياس الأداء الذي يتم من خلاله تقييم نجاح أي شركة أو نشاط معين تنخرط فيه، سوف نشارككم قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تساعدكم في تقييم النجاح المحقق عند الاستثمار في نظام إدارة الوثائق القانونية.
إلغاء تكاليف التخزين
يؤدي استخدام نظام إدارة الوثائق القانونية من آب فور ليغل إلى التخلص من الطلب على مساحات التخزين وغرف الملفات المادية، مما يسمح لك بملء المساحات المكتبية بالموظفين والأدوات الأخرى التي تحقق قيمة مضافة لنشاط المؤسسة أو الشركة.
لا تقلق حيال تكاليف الطباعة
يمكنك توفير الكثير من الوقت والتكاليف المادية من خلال تقليل الحاجة إلى عمل نسخ متعددة من نفس الوثيقة وطباعتها، وتقليل تكلفة العمالة المرتبطة بهذه المهام وتوفيرها وتخصيصها للأنشطة الأخرى المدرة للدخل.
خفض تكاليف العمالة
تساعد إدارة الوثائق القانونية بكفاءة وفاعلية من آب فور ليغل في إلغاء التكاليف المرتبطة بحفظ الملفات والبحث فيها والحفاظ على شكلها المادي داخل مكان العمل، فقد تخسر شركتك ساعات من العمل بحثًا عن الملفات في غير مكانها، وبفضل نظام إدارة الوثائق الفعال من آب فور ليغل يُمكن للأشخاص المأذون لهم الوصول إلى جميع الوثائق القانونية في شركتك بغض النظر عن مكان تواجدهم.
رفع كفاءة الأعمال
يمكن تحسين مهام سير العمل لرفع الكفاءة الكلية للمؤسسة أو الشركة، وإنجاز المهام بشكل أسرع وفوري من خلال مهام سير العمل المخصصة التي تعزز من مشاركة الوثائق القانونية مع الشركاء المناسبين بالشكل الصحيح عبر نظام آمن.
تعزيز الإنتاجية من خلال نظام إدارة وثائق قانوني مخصص مصمم خصيصًا لأعمالك
يتيح التحول إلى استخدام برنامج إدارة الوثائق القانونية من آب فور ليغل التعاون بشكل أفضل، حيث يمكن للشركات والمؤسسات أتمتة مسارات العمل وتقليل الأخطاء المتعلقة بصياغة الوثائق وسهولة الوصول إلى الوثائق ومشاركتها في أي وقت ومن أي مكان مما يوفر وقت الممارسين القانونيين للتركيز على مجالات أكثر أهمية للأعمال.
يعد برنامج آب فور ليغل نظامًا كاملًا لإدارة ممارسات القانون عبر وحدة متقدمة لإدارة الوثائق القانونية مصممة خصيصًا لأعمالك لتساعدك على إدارة الوثائق القانونية بسلاسة وتبسيط إجراءات العمل مما يزيد من قدرة المؤسسة على المنافسة وتحقيق الربح.
أترك تعليقاََ