دليل المحامي الشامل لإدارة وتأسيس شركة محاماة ناشئة

إذا كنت تتساءل عن كيفية إدارة شركة محاماة بفاعلية وكفاءة فاعلم أنك لست وحدك.تواجه إدارة الشركات الصغيرة والمتوسطة تحديًا استثنائيًا عندما يتعلق الأمر بممارسة القانون مقارنة بالشركات الكبرى، ذلك لأن طاقم العمل الإداري  يكون مسؤول عن العديد من المهام اليومية. في أغلب شركات المحاماة الصغيرة والمتوسطة تقع المهام الإدارية على عاتق المحامين ومساعديهم وهذا بالطبع يتطلب وقتًا أكبر، الأمر الذي قد يؤثر بالتبعية على الجدول الزمني بما يشمل التعامل المباشر مع الموكلين ومتابعة الفواتير، حيث يُتطلب من القائم على الأمر القيام بمهام كثيرة تخرج عن نطاق صلاحياته.

كما أن إدارة شركات  المحاماة الصغيرة والمتوسطة اختلفت تمامًا في الآونة الحالية، حيث هناك العديد من التحديات المتعلقة بالعديد جوانب الشركة تقريبًا، بدءًا من تفويض الموظفين والإشراف إلى تغيير معاملات شركة المحاماة وإدارة العلاقات مع الموكلين، الأمر الذي يلزم  شركات المحاماة وممارسي مهنة القانون أن يتحلو بقدر كاف من المرونة والتكيف للتعامل مع التغييرات التي تواجه العمل  – للحرص على البقاء في سوق العمل لممارسي القانون وعدم التخلف عن الشركات الأخرى.

في هذه المدونة سوف نستعرض أفضل الممارسات المتعلقة بإدارة شركة محاماة صغيرة ومتوسطة بفاعلية من خلال التركيز على الجوانب الهامة للشركة: الموظفين، المعاملات المالية، وتجربة العملاء، والتكنولوجيا القانونية والاستفادة منها، والعلامة التجارية, نسرد أيضًا فيما يلي نصائح حول الإدارة لإعداد فريقك القانوني لتحقيق النجاح في العام الجديد.

أ‌-     تعيين الموظفين المناسبين في المناصب المناسبة لتحسين الإنتاجية

في شركة المحاماة الصغيرة، يمكن لموظف واحد في الفريق أن يكون له تأثير كبير وايجابي على فريقك. والمثير للدهشة أن الشركات الصغيرة غالبًا ما ترتكب خطأ تعيين موظفي استقبال وموظفين ذوي مهارات ضئيلة. خلال فترة طويلة من التشاور مع شركات المحاماة ومن خلال خبرائنا، ادركنا أنه من المعتاد للأسف أن يجيب الموظفون على الهاتف بطريقة غير ودية ويطلبون من المتصل معاودة الاتصال بدلاً من تلقي رسالة. هؤلاء ليسوا فقط حراس مكتبك ولكن يجب أن يُعرفوا باسم “مديرو الانطباعات الأولى”. إن وجود موظفين لا يشاركونك رؤية شركتك فحسب، بل أيضًا على استعداد لجعلها واقعًا يوميًا، أمر بالغ الأهمية لنجاح شركتك.

تكليف المهام الإدارية ولو كانت غير مفوترة تعد أيضًا موضوع اساسي للاستفادة القصوى من الموارد المحدودة لديك ألا وهو الوقت. عند تمكين المحامين ومساعديهم من التركيز على المهام الموكلة إليهم من العميل مع عدد أقل من عوامل التشتيت يمكنهم أن يصبحوا أكثر فاعلية وبالتالي إنتاجية وتحقيق معدلات ربح أكبر.

هناك طريقة أخرى لتحسين الإنتاجية وتتمثل في تخصص الموظفين لديك للعمل على مهام معينة وفقًا لخبراتهم. من الشائع في الشركات الناشئة أن يكون فرد واحد مديرًا للمكتب ومنسق للفواتير ومساعد محامي وموظف استقبال في بعض الاحيان، هذا أمر مفهوم بالنظر إلى العدد القليل للعاملين. ومع ذلك، يمكن للمحاسبين الخارجيين وموظفي الاستقبال (أو موظفي الاستقبال الافتراضيين) وأعضاء الفريق المتخصصين في مهام معينة تأدية عملهم بكفاءة أكثر وفي بعض الأحيان بتكلفة أقل من التوظيف كمرحلة أولى.

يمكنك توفير الوقت وبالتالي المال مع فريق أكثر إنتاجية في مكتب المحاماة الخاص بك.

ب‌-   أعد التفكير في نماذج  وطريقة التسعير والسداد

عند التفكير في كيفية إدارة شركة محاماة صغيرة، من المهم العودة إلى القواعد الأساسية وإعادة تقييم نماذج التسعير والدفع. كما تبين في عدة تقارير لعام 2021 أن العملاء يهتمون بشكل أساسي بالقدرة على تحمل الاتعاب. على وجه الخصوص، يُصرح 78 ٪ من العملاء أنه يجب على المحامين اعتماد خطط التسعير التي تجعل الخدمات القانونية في متناول الجميع ومقبولة من جهة الاتعاب. لكن يجب على المحامين بحث موضوع القدرة على تحمل التكاليف بالنظر إلى أبعاد متعددة. “الاتعاب المعقولة” هي أكثر من مجرد السعر فقط. يتعلق الأمر بالقيمة التي يشعر عملاؤك أنهم تلقوها مقابل السعر الذي دفعوه. كم مرة دفعت فيها تكلفة إضافية وأنت راضٍ مقابل شيء لإدراكك أنك تحصل على خدمة عملاء ممتازة؟ على الناحية الأخرى، كم مرة دفعت تكلفة أقل وكنت غير راضٍ عن النتائج؟

على سبيل المثال، كان طبيب العيون الخاص بي لسنوات عديدة هو أيضًا مورد العدسات اللاصقة. برغم علمي بإمكان الحصول على عدسات بسعر أرخص من متاجر البيع بالتجزئة الكبيرة لكني أدركت أني أتلقى خدمات ممتازة ولهذا قدرت علاقتي مع طبيب العيون. على مدار السنين قد ساعدني بمختلف الطرق التي كانت ذات قيمة لا تقاس بالمال. عندما تقاعد الطبيب ولجأت لآخر في شركة أكبر لم المس ذات الجودة بالنسبة إلى خدمة العملاء أبدًا، حتى أنه لم يوجد من يعاود الاتصال بي كما كانت العادة مع طبيبي المتقاعد. لذلك توجهت إلى المتجر الكبير لأنني فقدت الحافز للاستمرار مع الشركة الجديدة.

1. فكر في أمور أبعد من تقديم أسعار مخفّضة أو خصومات على خدماتك القانونية

يعد تخفيض الأسعار أو تقديم الخصومات حلاً قصير المدى. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يكون هناك سباق نحو القاع (المبالغة في الأسعار المخفضة) يصعب معه التنافس، خاصةً ضد الشركات الأكبر التي لديها موارد أكثر وهامش ربح يسمح بذلك. يمكن لذلك أيضًا أن يجعل عملائك يتوقعون أو يطلبون خصمًا باستمرار. فكر في الأمر: هل ستتوجه في أي وقت إلى متجر بضائع مخفضة بدون توقع خصم يصل إلى 20٪ أو أكثر؟ يمكن لهذه الإستراتيجية أن تأتي بنتائج عكسية تقلل من قيمة عملك ومكتبك – في نظر عملائك. نستشهد في هذا السياق بتصريح سيث جودين وهو مؤلف معروف ومتحدث وخبير تسعير وتسويق حيث ذكر في مقولته الاتي:

“إن السبب الذي يجعل العملاء يهتمون فقط بالسعر على ما يبدو هو أنك لم تعطهم شيئًا آخر يستحق الاهتمام”.

2. فكر في تقديم طرق بديلة للفواتير والدفع

لا تفيد خطط الدفع، وأنظمة فوترة الرسوم الثابتة، والخدمات القائمة على الاشتراك، والخدمات القانونية الفردية شركة المحاماة الخاصة بك فحسب، بل أيضًا عملائك:

أ‌.         توفير خطط مرنة للدفع:

يفضل 72٪ من العملاء دفع فواتيرهم القانونية عبر طرق دفع سهلة. على سبيل المثال، قد يتردد العميل الذي لا يستطيع دفع رسوم قدرها 5000 دولار بشأن التعاقد مع شركتك، لكن من المحتمل أن يجد العملاء أنه من المناسب أكثر دفع 1000 دولار شهريًا لمدة 5 أشهر أو حتى 500 دولار شهريًا لمدة 10 أشهر. يعد هذا مكسبًا لكل من شركتك والعميل.

ب‌.    توفير فواتير برسوم ثابتة تساعد العملاء بالتخطيط المالي لهم وتنبؤ مصاريفهم:

سيسمح إنشاء أنظمة فوترة رسوم ثابتة لعميلك بإدراك تكلفة الخدمات القانونية ووضع الميزانية لها دون الخوف من التكلفة “غير المحددة” المرعبة  الغير متوقعة.

ت‌. الخدمات القائمة على الاشتراك تجعل الرسوم القانونية أكثر مرونة وشفافة:

 يعد هذا خيارًا رائعًا للإيرادات المتكررة بالنسبة إلى الشركة كما يريحك من مسألة مراقبة العميل ومتابعته لهذا الشأن حيث يمكنه الاتصال بك مباشرة وهو على علم تام بالنظام المتبع. كما يتاح للعميل حل المشاكل الصغيرة قبل أن تصبح أكثر تعقيدًا. يلزم التنويه أنه يعتبرك فرد من الفريق يوفر له الحلول وليس فقط مُحصل لمبالغ كبيرة.

ث‌. باقات غير مثبتة تساعد على تحمل التكاليف والمرونة والشفافية للخدمات القانونية:

الاكتفاء بتقديم الخدمات القانونية المطلوبة للعميل دون الخروج عن هذا النطاق يسمح له بالتحكم أكثر في جوانب العمل ومن المحتمل أيضًا توفير بعض المال. عندما يقترن هذا بمرونة خطة السداد والقدرة على التنبؤ بالرسوم الثابتة، فإن الخدمات الفردية تمنح العديد من العملاء القدرة على متابعة المشكلات القانونية التي لن يكونوا قادرين على تحمل تكاليفها اذا كان الامر متعلق بباقات.

ت‌-  ركز على تحسين تجربة العميل باستمرار

1. قابل العملاء عبر الوسيلة التي يرغبونها – على سبيل المثال عن بعد من خلال الإنترنت

كما تظهِر التقارير عن اهمية التواصل عند بعد خلال الجائحة وعلى المؤكد انها غيرت نمط التواصل المهني بحيث اصبح الاعنماد على المنصات الرقمية عن بعد عالي جدا. فلذلك فإن العملاء يريدون التفاعل مع محاميهم على شبكة الإنترنت وبسهولة. مع التغيرات السريعة التي طرأت على المجال القانوني، والاقتصادي، والرعاية الصحية في عام 2020، تنتقل تجربة العميل بالكامل عبر الإنترنت—إلى بيئة مستندة إلى نظام التخزين السحابي. في الواقع إن 68% من المتخصصين في القانون يصرحون بإن التكنولوجيا ساعدت شركاتهم في تقديم تجارب أفضل للعملاء أثناء انتشار الوباء.

يتفاعل العملاء مع شركات المحاماة والمحامين عبر الإنترنت، من خلال نقاط اتصال متعددة، وذلك عبر تصفح أولي لموقع إنترنت واضح يتيح التفاعل، أو عملية لاستيعاب متطلبات العملاء بسهولة، أو مستندات التوقيع الإلكتروني، أو الوصول عبر الإنترنت إلى نافذة العملاء مع وجود معلومات أساسية تتعلق بطلباتهم (مسائل أو دعاواى). عندما يتمكن العميل من الوصول إلى المعلومات التي يحتاج إليها بسهولة وبأقل قدر من الاحتكاك، سيتمتع بتجربة أكثر إيجابية.

2. تقليل الاحتكاك بشأن خيارات الدفع عن طريق تقديم طرق الدفع التي يرغبها العملاء وفي الغالب عن طريق المنصات الامنة والسريعة.

6% من العملاء يفضلون الدفع عن طريق نظام المدفوعات الإلكترونية. كما يساعد توفير المزيد من الطرق الرقمية للعملاء فيما يخص تكاليف الخدمات القانونية على تقليل الاحتكاك من خلال تسهيل دفع الاتعاب. عندما ترسل شركتك الفواتير، هل توجد طريقة واضحة وسهلة للدفع؟ لقد تسببت كل من الشركات الصغيرة والكبيرة عن غير قصد في زيادة الاحتكاك فيما يتعلق بعمليات الدفع، ثم تعود فتتساءل الشركات عن السبب الذي يجعل تدفقها النقدي متباين.

3. تحسين وتسهيل عملية إعداد الفواتير لمكتب المحاماة الخاصة بك:

للبدء في تحسين عملية إعداد الفواتير لشركتك، يجب طرح عدة أسئلة:

1) هل عملية إعداد الفواتير منصوص عليها بوضوح منذ بداية التعامل مع العميل في اتفاقية التعاقد؟

2) هل مكتبك يوفر فواتير سلسلة ومفهومة خلال فترات زمنية معقولة؟

3)  هل تم تحديد التوقعات بشكل مناسب ؟

في الوضع المثالي، يجب على العملاء ألا يُفاجئوا ابدا بعملية إعداد الفواتير أو بالمبالغ التي تتخللها. عدم الالتفات لمثل تلك العناصر يسبب عدم تحصيل بعض الأعمال وعدم رضاء العملاء –وكلا الأمرين قد يكونان مدمران لشركة صغيرة.

في كثير من الأحيان، تستلم مكاتب المحاماة مقدم أتعاب دون إصدار فاتورة بالمبلغ الكامل حتى يتم إنفاق المُقدم مما يؤدي إلى تعرض العميل لصدمه لأنه لم يكن على دراية بتكلفة الخدمات القانونية الكاملة التي تم توفيرها له حتى ذلك الوقت. أثناء العمل مع محام مؤخرًا، ذكر الموظفون أن العميل كان منزعجًا من حجم الفاتورة؛ سواء كان ذلك بسبب المدة الزمنية الطويلة منذ إصدار آخر فاتورة أو مقدار العمل المنجز، إذا شعرت أن العميل سيُفاجئ بسبب الفاتورة، فتأكد من التواصل معه باستمرار حتى يكون على علم بالمستجدات مما يؤدي إلى تحسين تجربة العميل.

4. فهم واضح للمعاملات المالية في شركة المحاماة الخاصة بك

 عند التفكير في كيفية إدارة شركة محاماة صغيرة، من الضروري أن يكون لديك فهم واضح للمعاملات المالية. تشتهر كليات الحقوق بتدريب المحامين فيما يتعلق بفهم النصوص القانونية دون معرفة كيفية إدارة شركات المحاماة – وخاصة المعاملات المالية. في حين أنك لست بحاجة إلى أن تكون محاسبًا، إنما فهم مؤشرات الأداء الرئيسية مهمًا لاتخاذ القرارات فيما يخص الشركة.

– الأعمال الجارية (work in progress): كم عدد ساعات عمل تم إنجازها من قبل مكتبك (المستخدمين) لكن لم يتم إعداد فواتير بها؟ في حين أنه لا تكون المبالغ قابلة للتحصيل في كل الحالات، إلا إن هذا يمنحك فكرة عن الفواتير المحتملة القادمة.

– الحسابات المستحقة: العمل الذي تم إصدار فاتورة بتفاصيله لكن لم يتم تحصيله بعد. مرة أخرى، تشكل الحسابات المستحقة مقياسًا هامًا لعملية التحصيل. بمجرد مرور أكثر من 60 يومًا على إصدار الفاتورة، فإن فرص تحصيلها بالكامل تنخفض بشدة.

– المبالغ القابلة للتحصيل: إن معرفة عدد ساعات العمل في شركتك والفواتير المُعدة بشأنها والمبالغ المُحصلة في أي وقت سيساعدك على معرفة معدل الإنجاز الفعلي.

حسابات الائتمان: هل تعرف الرصيد الفعلي لجميع المسائل القانونية المتعلقة بعملائك؟

مراجعة ما ورد أعلاه بشكل دوري (شهريًا على الأقل) يساعدك على فهم المشكلات ومعالجتها قبل أن تصبح كبيرة. يتيح لك هذا معالجة المشكلات وإصدار فواتير العملاء الذين اكتمل العمل الخاص بهم ومراجعة الحسابات المُستحقة لتحديد الحسابات التي قد تحتاج إلى إجراءات تحصيل أكثر حزمًا.

ج‌. إستخدام برنامج إدارة الممارسات القانونية المستند إلى نظام التخزين السحابي.

مع التحول المتزايد نحو العمل عن بُعد، شهدت برامج إدارة الممارسات القانونية المستندة إلى نظام التخزين السحابي نموًا هائلاً في السنوات العديدة الماضية. يمكن أن يؤثر استخدام التكنولوجيا على أداء شركات المحاماة بشكل كبير – بما في ذلك زيادة المرونة والتكيف خلال الأزمات. كما وجد تقرير الاتجاهات القانونية لعام 2020، فإن تحول الشركات التي كانت تعمل بالفعل مع الأنظمة المستندة إلى التخزين السحابي من النظام المكتبي التقليدي إلى العمل من المنزل أسهل كثيرًا – بالمقارنة مع تلك التي تستخدم برامج قديمة تعتمد على المكان الثابت للعمل وغالبًا ما تبذل تلك الشركات مجهودًا كبيرًا لإيجاد طرق للتواصل عن بُعد مع مكاتبها لأداء مهامها اليومية.

باستخدام التكنولوجيا القانونية المستندة إلى نظام التخزين السحابي، يكون من الأسهل في معظم الأحيان:

– أتمتة المهام مثل إعداد الفواتير وإنشاء المستندات والاهتمام بالمدفوعات.

– جدولة الاستشارات وقبول المدفوعات عبر الإنترنت.

– إدارة جهات الاتصال وقوائم البريد الإلكتروني.

– أتمتة الجوانب الأساسية بغرض الاحتفاظ بالعملاء والتواصل معهم.

– إن بناء شركة محاماة افتراضية يفيد أيضًا عملائك الحاليين ويساعدك على خدمة عملاء جدد عن بُعد والذين قد لا يتمكنون من الوصول إلى الخدمات القانونية المطلوبة.

– تنمية قاعدة عملائك باستخدام البرنماج لاستيعاب ليس فقط عملائك بل ايضا العملاء المحتملين مثل برنامج Lexzur وإدارة جهات الاتصال في إنشاء عملية استيعاب موثوقة ومبسطة. يمكن أن تساعد أدوات استيعاب العملاء في تحويل الاستيعاب إلى المشاركة, تتيح لك هذه الأدوات أيضًا تسويق خدماتك لجمهور مهتم بالفعل.

ح‌. تطوير علامة تجارية قوية على المستوى الشخصي وفيما يخص شركة المحاماة

تطوير علامة تجارية قوية لشركة محاماة أمر ضروري أيضًا “لإدارة شركة محاماة صغيرة”. في بيئة قانونية شديدة التنافس، ستساعدك العلامة التجارية القوية على التميز عن منافسيك. ما الذي يمكنك فعله لجعل شركتك مميزة عن الآخرين الذين يقدمون خدمات قانونية مماثلة؟

وفقًا لخبراء العلامات التجارية وعملائنا، فإن العلامة التجارية الشخصية تتطلب:

-الكشف عن سماتك الفريدة.

-القدرة على وصول هذه السمات إلى جمهورك وبلورتها باستمرار.

-التحكم في إدراك جمهورك لهذه العلامة التجارية.

خ‌. الاستفادة من التكنولوجيا المتاحة

قم بمراجعة المنصات والبرامج والادوات المستعملة ودائما الحل الامثل هو التعاون والعمل على منصة واحدة تجمع مختلف الفريق لتوسيع نطاق الأداء الوظيفي والحد من العمل الإضافي. أدرك أحد عملائي أن الوقت الذي استغرقه في إضافة بيانات الاتصال في كلِ من نظام إدارة الدعاوى ونظام اخر للمهام ونظام اخر لتسجيل الوقت ونظام منفصل محاسبي قد ذهب سُدى، ولم يتسبب ذلك في تفاوت زمني فحسب، بل وأيضًا أخطاء محتملة وكان لذلك تأثيرًا مباشرًا على الأداء الوظيفي.

 في برنامج “Lexzur” يمكنك استخدام نظام واحد لتحقيق نفس الغرض. جربه مجانًا الآن 

1. الاستثمار في تدريب فريقك

يعد التدريب مع فريق لتنفيذ استراتيجيات وعمليات وتقنيات جديدة أحد أكثر عناصر العمل التي يتم تجاهلها. كم مرة نتوقع من أعضاء فريقنا (أو أنفسنا) التعلم من كافة الأنشطة، أو حتى لتحقيق هدف معين؟

فكر في التدريب كأحد الأصول وليس مجرد تكلفة. هذا استثمار ليس فقط للإنتاج، ولكن أيضًا لمنع الأخطاء المكلفة. غالبًا ما يتم استدعائنا لمعالجة المشكلات التي حدثت لأن الموظفين لم يفهموا كيفية عمل البرنامج، ومن ثم أدى ذلك لارتكابهم أخطاء شائعة. “يمكنك التواصل مع اخصائيين Lexzur لتعليم شخص ما القيام بإجراء بشكل صحيح، أو يمكنك تعيننا لإصلاحه.” مع العلم بأن التصرف الأخير يستغرق وقتًا طويلاً وتكلفة عالية، حيث لا يجب الاكتفاء بعزل المشاكل وحلها فحسب، بل يجب أيضًا إعادة تدريب الموظفين بشكل صحيح على فهم التحول الرقمي وتحسين ادائهم على النظام الجديد الذي سوف يعد الاساسي للتوسع مع عدم فقدان السيطرة.

النبأ السار هو أن هناك موارد أكثر من أي وقت مضى متاحة للتدريب، بما في ذلك الفيديو، والتدريب الفردي أو الجماعي، والمؤتمرات، والمقالات والأدلة، والكتب الإلكترونية وما إلى ذلك.

قم بتوفير التدريب لموظفيك لكي يصبحوا أكثر كفاءة ويتمكنوا من استخدام التكنولوجيا والعمليات بفاعلية. تأكد من أن الموظفين يتلقون تدريبا في مجالات متعددة إذا لزم الأمر، وحبذا لو حضر جميع الموظفين التدريب ذي الصلة بتخصصهم.

وكما صرح ريتشارد برانسون ، “درب الناس جيدًا بما يكفي حتى يتمكنوا من المغادرة ، عاملهم جيدًا بما يكفي حتى لا يرغبون ذلك.”

الأهم من ذلك، أن تشارك في العملية التدريبية، أو على الأقل لا تقاطعها! إن منح فريقك مساحة ووقتًا للتعلم أمر بالغ الأهمية. لا أستطيع أن أخبرك كم المرات التي يتم فيها مقاطعة أحد الموظفين أثناء جلسة تدريبية لمعالجة عمل آخر، مما يفقد المتدرب تركيزه ويظهر بوضوح أن أولويات “الآن” تطغى على توقع المستقبل والخطط طويلة الأجل.

اعرف المزيد عن تدريب المحامين وتواصل معنا عن طريق

2. توظيف خبير (خبراء)

سواء كان الخبير محاسبًا أو مدربًا / مستشارًا تجاريًا أو مستشارًا للتكنولوجيا القانونية، فإن تعيين خبير هو استثمار في نجاح شركتك، ويمكن أن يساعدك أحيانًا كثيرة في تحديد المجالات الممكن تحقيق تطور بها. مثلما يعتمد عملاؤك على شركتك ليصبحوا متخصصين في مجالهم مع سنوات من المعرفة والخبرة، يمكن لهؤلاء اللاعبين الرئيسيين مساعدتك في توفير الوقت (والمال) والمساعدة في الارتقاء بشركتك.

3. قم بإعداد أعضاء الفريق لتحقيق النجاح في حياتهم المهنية القانونية

فريقك هو العمود الفقري لشركتك؛ بدونهم، لا يمكنك دعم عملائك، لذلك من المهم دعم الفريق أيضًا. ويشمل ذلك إعطاء الأولوية للصحة العقلية لموظفيك وسلامتهم، بالإضافة إلى نجاحهم المهني. إن طول فترة عمل موظفيك من شأنه التعبير عن أسلوب إدارتك وبيئة العمل التي تخلقها. 

في الوقت نفسه، إن تقديم العون إلى موظفيك لأجل النمو مهنيًا يساعد أعضاء الفريق وكذلك شركتك. بصفتك شركة محاماة صغيرة، يمكنك بسهولة أن تبني فريق قوي متماسك ومتعاون. استثمر في موظفيك لضمان ازدهار شركتك في المستقبل.

4. تخصيص وقت للتطور الشخصي والمهني

سيساعدك قضاء الوقت في تطوير نفسك شخصيًا ومهنيًا على الشعور بمزيد من الرضا كقائد في شركة المحاماة الصغيرة. يمكن أن يتخذ هذا العديد من الأشكال، سواء كان ذلك بالمشاركة في مجتمعات مهنية مختلفة، أو المجموعات المتماثلة، أو حضور المؤتمرات أو الندوات عبر الإنترنت، أو زيادة مهاراتك الشخصية والمهنية.

من الأمور الحيوية أيضًا للشركات الصغيرة الاتصال والربط الشبكي مع جهات أخرى خارج الكيان. يمكن للمحترفين الآخرين أن يشكلوا مصدرا كبيرا للإحالة، فضلا عن توفير مجالات خبرة تكميلية أو مختلفة. يجب عليك إيجاد مجتمع من الأفراد المتشابهين في التفكير والذين يشتركون في أهداف للتنمية، على المستوى المهني والشخصي على حد سواء.

د‌.    كيفية إدارة فريق شركة المحاماة الصغيرة

بالإضافة إلى النقاط المذكورة أعلاه، فإن إدارة فريق شركة المحاماة الصغيرة تواجه تحديات فريدة. فيما يلي الطرق الرئيسية لإدارة فريق بشكل فعال:

5. وضع إجراءات لكل شيء

• بالنسبة للعديد من المحامين الذين يتركون شركة كبيرة لإنشاء شركاتهم الخاصة، يصطدمون على الفور بمقدار الأنشطة “البسيطة” التي لم يكن لديهم فكرة عن كيفية التصرف فيها. وهذا يشمل كل شيء بدءًا من التدوين الإلكتروني لمستندات المحكمة إلى التعامل مع متطلبات الترخيص وتلك المفروضة من النقابة أو الهيئة وغيرها. في واحدة من المحادثات التي أجريت مع أحد العملاء مؤخرًا، أبدى اندهاشه عند معرفة العمل الذي قامت به جميع الأقسام (مثل قسم إعداد الفواتير، الموارد البشرية، الإدارة) حيث لم يكن لديه أي فكرة حتى أسس شركته الخاصة.

• قم بإنشاء نظام لأي إجراء تقوم به بشكل منتظم. يسهل التفويض والتكرار عندما يتم تحديد العملية ومتابعتها بسلاسة. ودائما كما يقولون الخبراء “أصلح هذا الأمر فيما بعد، وقم بإجراء التغيير الحيوي الذي سيرفع مستوى عملك “، عندما تضيف النظام إلى عملك، فإنك تمنحه الاستقلال الذاتي ، لأن الشركة لم تعد تعتمد على أي فرد (بما في ذلك أنت ) لإتمام المهام ويصبح لديها التوازن والقوة والسيولة. لم تعد تتحمل أعباء عملك وحدك، مما يعني أن شركتك يمكنها الاستمرار بدونك – لبضعة أيام أو أسابيع أو سنوات أو مدى الحياة. “

• بدون إجراءات محددة بوضوح، يمكن أن تسهو أنت وموظفيك عن بعض الخطوات بسهولة. وكما كتب أتول غاواندي، الطبيب الحاصل على ماجستير في الصحة العامة، والجراح، و الكاتب والباحث في مجال الصحة العامة في بيان القائمة المرجعية: “كيف يمكن تصحيح الأمور”، “يبدو أن القوائم المرجعية تتفادى وقوع مثل تلك الإخفاقات حيث تذكرنا بالحد الأدنى من الخطوات الضرورية وتوضيحها فهي لا تتيح إمكانية التحقق فحسب، بل تفرض أيضا نوعا من الانضباط لتقديم أداء أفضل” . كما أن الإجراءات مهمة لتدريب الموظفين في عدة مجالات وتعيين موظفين جدد. تشمل الإجراءات المهام الروتينية مثل إعداد الفواتير، المدفوعات، إدارة المستندات، خدمة العملاء، التسويق، وما إلى ذلك.

6. حدد أطر محددة للعمل

بمجرد أن تقوم بتوثيق الإجراءات، يلزم فحص معاملاتك (سواء اليدوية أو التكنولوجية) لتجنب تكرار الجهود. من المهم الاستفادة من التكنولوجيا التي ستمكّنك من قضاء وقت أقل في المهام الروتينية والمهام اليدوية المتكررة. كلما وأينما زاد احتياجك إلى إدخال نفس المعلومات، زاد احتمال وقوع أخطاء. من خلال الأتمتة كلما أمكن، تصبح شركتك أكثر كفاءة وبالتالي تزيد الربح.

أنت على استعداد لبدء إدارة مكتبك بفاعلية

إدارة المكاتب الصغيرة صعبة ومفيدة في نفس الوقت. ومع ذلك، فإن التركيز على الصورة الكبيرة والتفاصيل الهامة سيساعد في نمو كيانك. آمل أن يقدم لك هذا المقال هذا الخطوات الرئيسية لبدء إدارة شركة المحاماة الصغيرة الخاصة بك بفاعلية.