الكثير من المميزات تجعلك تفكر في التحول الرقمي وتحويل مكتب المحاماة الخاص بك للنظام الرقمي تمامًا. لا شك أن هناك العديد من المزايا التي يحققها تحول شركتك لشركة محاماة رقمية تعتمد على الأنظمة الاليكترونية بدلًا عن الأنظمة الورقية التقليدية. الفائدة الأهم هي أن التحول الرقمي صديق للبيئة، كما يمكن الاعتماد عليه كليًا لتوفير تكاليف الطباعة والورق. يمكن لفريق العمل الخاص بك مشاركة مستندات العمل مع العملاء أو فيما بينهم بشكل أسهل أثناء اعتماد نظام غير ورقي. كما يمكنك التحكم بشكل أكبر في خصوصية وحماية البيانات الخاصة بالقضايا والمسائل.
فيما يلي نساعدك في تحقيق نظام غير ورقي متكامل يضمن لك سير عمل أقل جهد وأكثر كفاءة وتنظيم.
كيف ابدأ انشاء شركة محاماة رقمية؟
هناك أكثر من طريقة فعالة لتأسيس شركة محاماة رقمية، ولكن أهم خطوة هي البدء بخطة. ابدأ برفع جميع المستندات والملفات الكترونيًا باستخدام التوقيعات الإلكترونية من خلال شراء رخصة في برامج إدارة المستندات. سيساعد هذا في تقليل النفايات الورقية وتوفير الوقت والمال وزيادة الكفاءة. في بداية الأمر، تحتاج إلى تحديد المستندات التي تريد الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ بها ثم إيجاد طريقة لتخزينها إلكترونيًا.
بمجرد أن يكون لديك خطة، ابدأ في تصنيف وتخزين المستندات الخاصة بك من خلال المسح الضوئي أو تحميلها. إذا كان لديك الكثير من الملفات، فقد تحتاج في تعيين شخص ما لمساعدتك في هذه العملية. بمجرد حفظ كل شيء إلكترونيًا، يمكنك البدء في الاستغناء عن الورق. مما يساعد بالطبع على التخلص من المستندات الورقية كلما أمكن ذلك واستخدام التوقيعات والنماذج الإلكترونية كبديل.
ساهمت التكنولوجيا بشكل ملحوظ في تغيير أسلوب حياتنا والطرق التي نعمل بها، ومهنة المحاماة ليست استثناء. فقد تخلصت العديد من شركات المحاماة من النظام الورقي جزئيًا، بينما أصبحت شركات اخرى تعمل بلا أوراق كليًا. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية جعل مكتب المحاماة الخاص بك بلا أوراق:
1. استخدام نظام إدارة المستندات القانونية:
نظام إدارة المستندات (DMS) هو برنامج يتيح لك تخزين المستندات وإدارتها ومشاركتها إلكترونيًا. يمكن أن يشمل ذلك ملفات العميل ومستندات القضايا والعقود والفواتير.
2. استخدام التوقيعات الرقمية:
باستخدام التوقيعات الرقمية، يمكنك توقيع المستندات إلكترونيًا دون الحاجة إلى طباعتها. هذا يوفر تكاليف الورق ويجعله أكثر ملاءمة للعملاء الذين يتعاملون مع المكتب الخاص بكم عن بعد.
3. تداول الملفات الإلكترونية:
إذا سمحت المحكمة بذلك، استفد من الإيداع الإلكتروني وقم بتقديم المستندات الخاصة بك إلكترونيًا بدلاً من التقديم شخصيًا أو بالبريد. تخلص من أي ملفات ورقية وافحص كل شيء في الكمبيوتر.
4. استخدام نظام إدارة القضايا إلكترونيًا:
لمتابعة جميع موكليك وقضاياهم. يسهّل نظام إدارة القضايا القانونية عليك تخزين جميع مستنداتك إلكترونيًا والوصول إليها من أي مكان. كما يساعدك في استخدام التوقيعات الإلكترونية لجميع العقود والاتفاقيات الخاصة بك ويسهل التواصل بينك وبين موكليك بحيث يتم حفظ جميع جهات الاتصال تلقائيًا.
5. تدريب فريق العمل:
قم بتوفير التدريب لموظفيك على استخدام النظام الاليكتروني. خطوة مهمة أخرى هي إنشاء نظام جيد لتخزين وتنظيم المستندات الإلكترونية الخاصة بك، سيساعدك هذا في العثور على ما تحتاجه بسرعة وكفاءة.
ابدأ اليوم مع Lexzur ؛ نظام متكامل لإدارة مكاتب المحاماة والاستشارات القانونية. يوفر كل ما يلزم المحامين لإدارة القضايا والعقود والمستندات.
أترك تعليقاََ