مفهوم إدارة العقود والمستندات؟
يشير مصطلح إدارة العقود إلى العمليات المتعلقة بصياغة ومراجعة ومشاركة وتوقيع واعتماد وتجديد العقود من قبل فريق العمل، سواء كان ذلك فريق قانوني لدى شركة محاماة أو لدى أية إدارة قانونية حكومية أو خاصة. تشمل العقود الاتفاقيات التعاقدية الداخلية أو الخارجية، والمشتريات، والمبيعات، واتفاقيات عدم الإفصاح،ووثائق إثبات الملكية الفكرية (IP)، والتأجير، وإدارة المرافق، والتوظيف، والتراخيص، وما إلى ذلك من أي اتفاقيات أو مستندات تعاقدية أخرى تحتوي على التزامات تؤثر على طرفي التعاقد.
ما هو دور برنامج Lexzur لإدارة العقود والمستندات القانونية؟
يعمل برنامج إدارة العقود والمستندات القانونية على إدارة جميع العمليات المرتبطة بالعقود منذ إنشائه وحتى مراجعته وتوقيعه وتجديده. يشمل ذلك، صياغة العقود، والتفاوض حول بنودها، والموافقة على تلك البنود، واعتمادها، وتجديدها ومتابعة المطالبات والالتزامات والتعديلات وإدارة المنازعات، والتدقيق، وإعداد التقارير والأرشفة النهائية.
يعمل نظام إدارة العقود على تبسيط وأتمتة العمليات المتعلقة بدورة حياة العقد من البداية وحتى النهاية. يساعد البرنامج المستخدمين على إدارة الإجراءات بما في ذلك تتبع الالتزام وإدارة الأداء والامتثال وحل النزاعات. يساعد كذلك الشركات في ضمان فهم جميع الأطراف الداخلية والخارجية بالتزاماتهم التعاقدية وتنفيذها من خلال الحفظ المركزي لكافة شروط الالتزام والاتفاقيات. بالإضافة إلى ذلك، يوفر كذلك رؤية شاملة لأداء العقود بالإضافة إلى تخفيف المخاطر لعدم الامتثال.
أهم 10 فوائد يقدمها نظام Lexzur لإدارة العقود وأتمتة المستندات
- أتمتة الأعمال الروتينية وتبسيط إنشاء العقود
يعمل نظام إدارة العقود على تبسيط عملية إدارة العقود من خلال أتمتة الأعمال الروتينية من خلال العديد من القوالب التي يمكنك إعدادها مسبقًا، ويمكن لأي شخص الوصول لتلك القوالب والتعديل عليها ومشاركتها وفقًا للصلاحية التي يمتلكها.
- مكتبة كبيرة من الوثائق والقوالب المعدة مسبقًا
سيتمكن فريقك القانوني من خلال نظام إدارة العقود من العمل على العديد من القوالب والوثائق المعتمدة مسبقًا في مكان واحد يمكن الوصول إليه في أي وقت ومن أي مكان، مع إمكانية الوصول إلى سجل التغييرات بالكامل. علاوة على ذلك، سيسمح لك برنامج إدارة العقود وضع مراكز اعتماد وموافقات وتحديد صلاحيات لكل مستخدم على حدة.
- تعزيز التعاون بين كافة أطراف العقد
يحقق نظام إدارة العقود التعاون في الوقت الفعلي لتسريع دورة العقد. سيمكن فريقك القانوني وكافة الفرق ذات الصلة من التعاون بشكل أكثر فاعلية في كل ما يتعلق بالعقد، مما يساعد في تقليل الوقت المستغرق في المراجعة والتفاوض حول البنود. بالإمكان مراسلة المستشارين القانونيين من خلال النظام لتوحيد سبل التواصل وتوثيقها.
- مناسب لكافة المستخدمين
يعمل برنامج إدارة العقود على جمع كافة المشاركين في العقد في مكان واحد آمن وسهل الاستخدام والتخصيص. يضم الأفراد المسؤولين عن صياغة أو استلام العقود الجديدة سواء كان ذلك الفريق الإداري أو الإدارة القانونية، أو المبيعات، وغير ذلك من مختلف الأقسام والإدارات. فيمكنك إضافة المدراء والمسؤولين وتحديد الصلاحيات وكذلك إضافة مسؤولين من الإدارات المالية لمراقبة النشاط المالي. يمكنك كذلك اضافة مسئولي الإدارات لمتابعة تقارير العمل والتحصيل وما إلى ذلك من الجوانب الادارية.
- الارتباط مع البريد الإلكتروني
يمكنك ربط البرنامج بالبريد الإلكتروني الخاص بك ومزامنة الرسائل والمرفقات وإضافتها مباشرة إلى العقد أو المسائل ذات الصلة. يرتبط نظام إدارة العقود مع مزود البريد الإلكتروني الخاص بك (Gmail™ ، Outlook ، وما إلى ذلك) حتى تتمكن من استرداد رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات بسلاسة وربطها بالعقد المناسب أو العميل لسهولة حفظها واسترجاعها في الوقت المناسب.
- أتمتة الموافقات وتقليل المخاطر
يعمل برنامج إدارة العقود على تقليل مخاطر وتيسير الامتثال لبنود العقد من خلال أتمتة عملية الموافقة على العقد. هذا يعني أنه لن يكون هناك المزيد من العقود للتوقيع بدون الموافقة المناسبة! بدءًا من الموافقات البسيطة من قبل مستشار قانوني إلى الموافقات المعقدة التي تشمل كبار المسؤولين التنفيذيين القانونيين والتجاريين والماليين ، سيكون الأمر دائمًا سلسًا لكل من مقدم الطلب والموافقين (حتى لو كانوا أثناء التنقل!).
- التوقيعات والاعتمادات الالكترونية
يرتبط البرنامج مع أدوات التوقيع الإلكتروني المستخدمة مثل (AdobeSign و Docusign وما إلى ذلك) ، مما يتيح لك إرسال العقود بسهولة للتوقيع الإلكتروني وتتبع ما إذا تم توقيعها وتخزينها بشكل صحيح في المكان الصحيح.
- مكان واحد لكافة العقود
مكان موحد آمن ويمكن الوصول إليه بسهولة في أي وقت ومن أي مكان لحفظ وإدارة العقود بصورة صحيحة وآمنة. لن تستغرق ساعات بعد الآن في تحديد مكان أحد العقود (على أمل ألا يتم حذفه إذا غادر أحد أطراف العقد العمل.. سيكون من السهل الوصول إلى جميع العقود الخاصة بك في مكان واحد، مع التحكم الكامل في حقوق الوصول حتى يتمكن الشخص المناسب فقط من الوصول إلى العقد الصحيح.
- تنبيهات واشعارات وتذكيرات فورية
لن يفوتك موعد تجديد عقد بعد الآن. سيكون لديك كل ما يلزمك لمعرفة مواعيد التجديدات أولُا بأول وذلك من خلال إعداد تنبيهات وتذكيرات من خلال نظام إدارة العقود والبريد الإلكتروني حتى لا تنسى أبدًا تاريخ التجديد أو تاريخ الدفع أو أي حدث رئيسي آخر بعد الآن.
- التقارير والتحليلات
يوفر نظام إدارة العقود العديد من لوحات المعلومات والتقارير القابلة للتخصيص والتهيئة. سيمكنك الحصول على على رؤية شاملة حول كافة مجريات العمل المتعلقة بالعقود، مع بيان البيانات الدقيقة التي تحتاجها. أخيرًا ، سيكون تقديم التقارير إلى كبار المديرين التنفيذيين أو المدققين في الشركات أمرًا سهلاً ، ولن يصرف انتباه فريقك القانوني عن وظيفتهم الفعلية.
أترك تعليقاََ