أفضل برنامج لإدارة العقود للبنوك – ما تحتاج إلى معرفته

في الوقت الراهن تقود التكنولوجيا نقلة نوعية نحو التحول الرقمي في القطاع المصرفي. مع تطور توقعات العملاء، ومع بدء التكنولوجيا المالية “FinTech” في التنافس مع النماذج المصرفية التقليدية، أصبح من الضروري للبنوك تبني أحدث التطورات التكنولوجية ومواكبة العصر. كما يوفر ذلك أيضًا فرصة كبيرة للبنوك لتسخير قوة التكنولوجيا بهدف تعزيز الكفاءة والأمان ورضا العملاء والامتثال – كل ذلك مع الحصول على معلومات مدفوعة بالبيانات وتخفيف المخاطر المحتملة.

أحد المجالات التكنولوجية الجوهرية للبنوك هو إدارة العقود. يمكن للبنوك استخدام برامج إدارة العقود لتبسيط كافة العمليات المتعلقة بالعقود وتحسينها. يُعد برنامج كونترا “Contra” أفضل برنامج لإدارة العقود للبنوك، وسنستعرض أسباب ذلك بالتفصيل أدناه، إلى جانب قائمة بالفوائد والميزات الرئيسية والنقاط الهامة التي يجب مراعاتها.

الميزات الرئيسية التي يقدمها كونترا كأفضل برنامج لإدراة عقود البنوك:

 يُمكن كونترا البنوك من أتمتة أعمال العقود، وتحسين الكفاءة، وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية. حيث أنه يوفر تحكمًا مركزيًا ويسلط الضوء على شروط العقود والالتزامات والنقاط الهامة، مما يقلل من المخاطر المرتبطة بعدم الامتثال أو عدم الوفاء بالمواعيد المحددة. نشرح فيما يلي الميزات الرئيسية لكونترا بطريقة مفصلة، وكيفية استخدامه لتسهيل التعاون وتسريع إدارة العقود للبنوك.

1.      صياغة العقود من نماذج قابلة للتخصيص:

بينما يمكنك تحميل العقود، أو المسودة من البداية، فإن استخدام ميزة نماذج العقود القابلة للتخصيص سيحدث ثورة في الصياغة للبنوك. يستطيع مستخدمو كونترا إنشاء نماذج عقود لأنواع مختلفة من الاتفاقيات وتخزينها، مثل عقود القروض أو اتفاقيات الشراكة أو عقود البائعين. وعند إنشاء عقد جديد، يمكنهم اختيار النموذج ذي الصلة، ثم ملء استبيان سريع لتسجيل البيانات، ويتم إنشاء العقد وملؤه تلقائيًا في ثوانٍ. هذا يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء ويضمن الاتساق. تعرف على المزيد حول ذلك هنا.

2.      التعاون والتفاوض والتحرير في الوقت الفعلي:

يسمح كونترا كأفضل برنامج لإدارة العقود للبنوك بإحداث تغيير جذري في طريقة تواصل العاملين في إدارة العقود مما يعزز التعاون فيما يتعلق الأمر بالعقود. يتكامل كونترا مع أكثر من 5000 تطبيق، مثل؛ جي ميل، وأوتلوك، وجوجل ورك سبيس، وأوفيس 365، وزووم، وتيمز، وويبيكس وغير ذلك الكثير. يتيح ذلك لكونترا تقديم ميزة فريدة عندما يتعلق الأمر بالتعاون في الوقت الفعلي. باستخدام كونترا، يستطيع البنوك إضفاء الطابع المركزي على المعلومات عبر المنصات، بالإضافة إلى تعزيز تحرير العقود ومراجعتها والتفاوض مع أصحاب المصلحة. اكتشف المزيد حول كيفية عمل ذلك هنا.

3.      تصميم سير العمل الآلي للموافقات والتوقيعات على العقود:

باستخدام كونترا، يستطيع البنوك أتمتة سير العمل بالكامل للموافقات وحتى التوقيعات. يمكن للبنوك تحديد الخطوات والمشاركين وإصدار الموافقة على كل عقد. سير العمل المخصص سيوجه العقد عبر المراحل اللازمة، ويخطر الأطراف المعنية لاتخاذ إجراء بشأنها، ويسلط الضوء على التقدم المحرز في كل عقد. الأمر نفسه ينطبق على التوقيعات، باستخدام نظام توقيعLexzur ، جنبًا إلى جنب مع أدوات التوقيع الإلكتروني الشائعة مثل AdobeSign، وDocuSign، المضمنة مباشرة في البرنامج. سيؤدي ذلك إلى تقليل المشاكل بشكل كبير وتمكين البنوك من تحسين هيكل عملياتها. تعرف على المزيد حول كيفية استخدام أتمتة سير العمل مع كونترا هنا.

4.      أتمتة الرسائل التذكيرية والمهام باستخدام مشغلات قابلة للتخصيص:

يمكن ضبط أتمتة المهام والمشغلات في كونترا لإرسال التنبيهات والرسائل التذكيرية الآلية إلى أصحاب المصلحة في مراحل محددة أو بحلول المواعيد النهائية عند إدارة العقود. على سبيل المثال، يمكنه إرسال الرسائل التذكيرية لتجديد العقود، أو إخطار الأطراف بالموافقات المعلقة، أو تشغيل المهام المتعلقة بتعديل العقود. تساعد المشغلات القابلة للتخصيص في تبسيط إدارة العقود وضمان اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب. ناهيك عن التكامل مع Zapier، والذي يأخذ التشغيل الآلي باستخدام كونترا إلى مستوى جديد تمامًا. تعرف على المزيد حول Zapier هنا.

5.      تخزين المستندات والأرشفة الرقمية القابلة للبحث في سجل متقدم:

يوفر كونترا  كأفضل برنامج لإدارة عقود البنوك سجلاً مركزيًا لتخزين جميع العقود الرقمية والمستندات أو المرفقات ذات الصلة. يمكن للبنوك الاستفادة من الأرشفة الرقمية الآمنة التي تتكامل مع جميع حلول إدارة المستندات السحابية مثل Dropbox وSharePoint وOne Drive وغيرها الكثير. يتيح ذلك الوصول والتخزين السلس، مع وظائف بحث سهلة الاستخدام تتيح للمستخدمين العثور على العقود المحددة أو المستندات ذات الصلة بسرعة بالاستناد إلى الكلمات الرئيسية أو البيانات الوصفية أو معايير أخرى. تعرف على المزيد هنا.

6.      إنشاء تقارير مخصصة ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية على لوحات تحكم مرنة أحادية العرض:

إنشاء تقارير مخصصة ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بإدارة العقود. يمكن للبنوك التي تستخدم كونترا تتبع مقاييس مثل مدة دورة العقود، وعدد العقود قيد التنفيذ، ومعدلات تجديد العقود، وتقدم فريق العمل، وتقريبًا أي مقاييس مخصصة يرغب المستخدمون في تتبعها. يتم عرض المعلومات في الوقت الفعلي على لوحات تحكم مرنة أحادية العرض، مما يوفر رؤية موحدة لأداء إدارة العقود.

المزايا الرئيسية لاستخدام برامج إدارة العقود للبنوك

إلى جانب الحاجة الواضحة لتطبيق هذه التقنية، يمكن للبنوك أن تستفيد حقًا من استخدام برامج إدارة العقود المتطورة مثل كونترا بواسطة Lexzur بعدة طرق. فيما يلي قائمة مختصرة توضح بالتفصيل مزايا تطبيق هذه التكنولوجيا في القطاع المصرفي.

·         تسريع وتبسيط إجراءات العقود:

يؤدي استخدام البرامج الذكية مع إمكانات الأتمتة إلى تبسيط عمليات إدارة العقود وتقليل الجهد اليدوي والأخطاء وتوفير الوقت وتحسين الكفاءة بشكلٍ عام.

·         ضمان الامتثال:

من المتوقع أن تلتزم البنوك باستمرار بالعديد من المتطلبات القانونية والتنظيمية التي قد تختلف حسب المنطقة أو الولاية القضائية. يساعد كونترا في ذلك من خلال توفير التحكم المركزي والرؤية الشاملة والأمان والاتساق.

·         تعزيز التحكم والرؤية الشاملة:

يتيح إضفاء الطابع المركزي على كافة المستندات والبيانات والاتصالات وصولاً سهلاً ومزيدًا من التحكم ويعزز الرؤية الشاملة لتفاصيل العقود وحالتها وسجلاتها، بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الهامة الأخرى. يوفر كونترا معلومات حول أداء العقود، مما يُمكن البنوك من تتبع المقاييس الرئيسية، وتحديد الاتجاهات، واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

·         تقليل المخاطر وتوفير التكاليف:

بالإضافة إلى ذلك، يساعد كونترا البنوك على التخفيف من المخاطر المرتبطة بعدم الامتثال للعقود، أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، أو عدم كفاية الوثائق، مما يقلل المخاطر القانونية والمالية المحتملة للبنوك. يعمل كونترا أيضًا على تقليل التكاليف المرتبطة بإدارة العقود اليدوية، مثل الطباعة والمراسلة بالبريد والتخزين المادي. وهذا بدوره يقلل من الأخطاء والمشاكل، مما قد يساعد في الامتثال وخفض التكاليف.

·         تحسين التعاون فيما يتعلق بإدارة العقود:

كما ذكرنا سابقًا، يتكامل كونترا مع أكثر من 5000 تطبيق شهير مما يؤدي إلى تعاون سلس بين جميع أفراد فريق العمل. يعمل التعاون والتفاوض في الوقت الفعلي بين أصحاب المصلحة الداخليين والأطراف الخارجية على تحسين الاتصال وتقليل التأخير.

·         تحسين إدارة خدمة العملاء:

يُمكن كونترا من الإدارة الفعالة لعقود البائعين، بما في ذلك تتبع مراحل العقد والأداء والتجديدات. يعمل كونترا على تحسين خدمة العملاء من خلال تمكين معالجة العقود بشكل أسرع وتقليل التأخير والشفافية مع العملاء طوال مدة إدارة العقد.

كونترا أفضل نظام لإدارة العقود للبنوك والمؤسسات المصرفية

من الأهمية اعتبار النقاط التالية عند اختيار أفضل برنامج لإدارة العقود للبنوك 

بينما تقدم أنظمة إدارة العقود بشكلٍ واضح مجموعة من المزايا للبنوك التي تتطلع إلى تحويل عملياتها ورقمنتها، إلا أن هناك بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرارك بشأن البرنامج الذي تختاره. للعلّم، قام برنامج كونترا المقدم من Lexzur بتغطية جميع المشاكل أدناه وحلها.

·         سهولة التجربة :

تأكد من أن برنامج إدارة العقود الذي تختاره سهل التطبيق وأنه يمكنك تدريب فريق عملك عليه. قد يستغرق هذا وقتًا وموارد وجهدًا حسب شركة البرمجيات. يمكن أن يؤدي الانتقال إلى نظام جديد إلى تعطيل العمليات الحالية وقد يتضمن منحنى تعليمي للموظفين.

•  ارتباط النظام مع الأنظمة والتطبيقات الأخرى

·         قد يتسبب دمج برنامج إدارة العقود الذي تختاره مع الأنظمة والتطبيقات الحالية في حدوث مشاكل. قد تتطلب البنوك التي تستخدم أنظمة إدارة العقود أو تخطيط الموارد خبرة فنية وجهدًا لإنشاء تبادل سلس للبيانات والحفاظ على تكامل البيانات عبر المنصات.

·         أمن البيانات والامتثال:

تأكد من أن برنامج إدارة العقود الذي تختاره يضمن تدابير أمنية قوية للحماية من انتهاك البيانات أو الوصول غير المصرح به أو التهديدات الإلكترونية. يعد الامتثال للوائح خصوصية البيانات، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات أو قانون خصوصية المستهلك في ولاية كاليفورنيا، أولوية لحماية البنك.

·         التخصيص والمرونة:

قد ترغب في برنامج قابل للتخصيص والإعداد بدرجة كبيرة. سيسمح لك ذلك بتصميم سير العمل وتخصيص المتغيرات، وحتى إعادة تسويق شكل ومظهر النظام بأكمله. يجب على البنوك تقييم المرونة والقدرة على التكيف مع برنامج إدارة العقود بعناية لتلبية احتياجات العمل الخاصة بهم.

·         موثوقية البائع:

تحتاج البنوك إلى اختيار بائع حسن السمعة وموثوق. ضع في اعتبارك سمعة البائع، والاستقرار المالي، ودعم العملاء، وتحديثات المنتج في المستقبل. حيث سيكون لذلك بالتأكيد تأثير سلبي على كفاءة عمليات التعاقد الخاصة بك.