إدارة العقود – كل ما تحتاج لمعرفته حول إعادة صياغة العقود

تعتبر إعادة صياغة العقود أو أي مستند قانوني جانبًا شاقًا في دورة العقد. حيث العمل بشكل تقليدي مع أصحاب المصلحة على إعادة تخطيط مستند، مثل مشاركة مستندات MS Word ورسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا ومحركات الأقراص المشتركة المزدحمة، يمكن أن يؤدي هذا كله إلى خلافات في التفاوض على العقود. نحن نرشح لك طريقة أفضل. تساعد أنظمة إدارة العقود المؤسسات على تبسيط وأتمتة عمليات إدارة دورة العقد وتقليل الوقت والخطأ البشري المرتبط بهذه العمليات بشكل كبير. ستجد في هذه المدونة كل ما تبحث عنه في إعادة صياغة العقد ، والتحديات أثناء آداء مهماته ، ولماذا يعد برنامج إعادة تخطيط المستندات مهمًا للغاية.

الآن – إعادة صياغة العقود بشكل أبسط!

هل تتذكر كيف كان يضع معلمك علامات بالحبر الأحمر على فروضك المدرسية في المرحلة الابتدائية حتى تبرز أمام الحبر الأسود؟ هذا هو المكان الذي يأتي فيه مصطلح “الخط الأحمر” ، ثم يصبح مصطلحًا مهمًا جدًا للفرق القانونية وشركات المحاماة. يشير مصطلح “Redlining” ببساطة إلى عملية التحرير التي تحدث في العقد عندما يشارك طرفان (أو أكثر) في مرحلة التفاوض على العقد. أثناء مراحل التفاوض هذه أو عندما يقوم أحد الطرفين بتحرير عقد ما ، يُظهر الخط الأحمر للطرف الآخر مكان إجراء التغييرات (على غرار الطريقة التي قام بها مدرسك بتحرير ورقتك بالحبر الأحمر – حتى تتمكن من معرفة التعديل المطلوب)

ما هو إعادة صياغة العقد؟

إعادة صياغة العقد هو تحرير النص أو التغييرات التي تم إجراؤها على العقود والتي تتم عادةً بشكل تعاوني. وهذا يحدث عادةً أثناء مرحلة التفاوض على العقد عندما يحاول كل طرف صياغة عقد نهائي يتضمن جميع الشروط والأحكام التي يرتضيها الطرفان. عندما تقوم أحد الأطراف المهتمة بإجراء تغييرات أو تعديلات يرغبون في رؤيتها في العقد النهائي، ستكون التعليقات والتعديلات بلون معين (أحمر عادةً). يسهل على المتعاونين الآخرين رؤية كل شيء بالإضافة إلى ما تمت طباعته بالفعل والتغييرات التي يتم اقتراحها في العقد.

كيف تعيد صياغة جزء داخل المستند؟

هناك العديد من الطرق المختلفة لإعادة صياغة العقد. في السابق كان يلزم إجراء هذه التغييرات يدويًا. الآن ، هذا لم يعد صحيحًا. بينما تستخدم العديد من الأقسام القانونية برامج إدارة العقود والمراجعة ، تستخدم فرق أخرى برامج مثل Microsoft Word.

على أي حال ، فإن المبدأ الأساسي لإعادة رسم المستند هو الأطراف “ذهابًا وإيابًا” أثناء المفاوضات لتعديل أو إضافة نص مختلف عن بقية المستند (يمكن أن يكون هذا أحمر أو أزرق غامق وما إلى ذلك) ثم استخدام مستند الكمبيوتر لكل من ملفات المستندات بغرض الإدخال والمقارنة. يحتوي المخرج في النهاية جميع التعديلات الشاملة للملفات الثالثة التي تم تحريرها حديثًا.

عادةً ما يكون النص المضاف حديثًا غامقًا أو مسطرًا ، بينما قد يحتوي النص المحذوف على أقواس أو يتوسطه خط.

العملية برمتها أسهل بكثير وأكثر كفاءة مع برامج إدارة العقود.

متى يجب عليك إعادة صياغة العقود / المستندات؟

إعادة صياغة العقود مطلوبة في أي من هذه السيناريوهات:

• يتعاون طرفان أو أكثر أو يراجعون أو يتفاوضون بشأن المستندات القانونية.
• عندما يقوم المحامي بتحرير العقد حيث يحتاج الطرف الآخر إلى رؤية التغييرات.
• تحرير المستندات للاستخدام الداخلي ، مثل إجراء تغييرات في أحد الأقسام حتى يتمكن قسم آخر من رؤية ما يلزم تغييره أو معرفة الأخطاء

تحديات إعادة صياغة العقد

تطرح عملية “عقد الخط الأحمر” التقليدية العديد من التحديات، تشمل هذه التحديات:

• من الصعب قراءتها (يمكن القول إنها الجانب الأكثر إزعاجًا في مراجعات العقد وإضافاته ، مما يجعل العثور على أخطاء نصية مثل الإملاء أو القواعد أمرًا صعبًا).
• التغييرات التي لم يتم تتبعها (من الضروري تتبع جميع الإصدارات السابقة من العقد وحفظها للاستدعاء – يمكن أن يتسبب ذلك في العديد من المشكلات للفرق القانونية.
• تنسيق رديء (بعد إجراء العديد من التغييرات ، قد تفقد أجزاء من المستند تنسيقها المتوقع سابقًا – مما يعني أنه يتعين على المستخدم إعادة التنسيق لإصلاح هذه الأخطاء).
• توافق النظام الأساسي (لن تظهر جميع الخطوط الحمراء على أجهزة مختلفة كما هو متوقع – على سبيل المثال ، عند التحرير على كمبيوتر Apple ، قد لا تظهر على جهاز Google اللوحي).
• البيانات الوصفية المتبقية (تترك الخطوط الحمراء للعقد بيانات وصفية غير مرغوب فيها قد تحتوي على معلومات سرية – إزالة هذه البيانات مهمة ضرورية ودقيقة في حد ذاتها).

كيف يتم تعديل العقود بشكل فعال؟

على الرغم من وجود العديد من التحديات في تعديل العقد ، إلا أن هناك طرقًا لضمان تنفيذ عملية أكثر كفاءة.

تختلف العقود بشكل كبير من حيث الأهداف ، لذلك يجب أن يكون الجميع “على نفس الصفحة”. السر الرئيسي هو التعاون المناسب. يجب على الأطراف توحيد ما يعملون من أجل أي وثيقة قانونية معينة.

لا يمكن التعجل في عملية تعديل العقد؛ إنها مرحلة مهمة في دورة حياة العقد بأكملها ولا ينبغي الاستخفاف بها.

لماذا يعتبر برنامج تعديل العقد مفيدًا؟

يعد برنامج تعديل العقد (أو تعديل المستند) حلاً بسيطًا لجميع التحديات والمشاكل المرتبطة بتعديلات العقد، مثل:

• البيانات الوصفية
• التوافق
• وضوح القراءة
• التنسيق
• تتبع التغييرات

يتم حل هذه المشكلات تلقائيًا باستخدام برنامج إدارة العقود مع إمكانات مراجعة متقدمة. يتم تصميم برنامج إدارة العقود لمساعدة شركات المحاماة والفرق القانونية على إكمال عملية مراجعة المستندات عن طريق إزالة كل هذه التحديات وجعل التفاوض أو تحرير مستنداتها القانونية المهمة بسيطًا وفعالًا قدر الإمكان.

Contra: نظام ذكي لإدارة دورة حياة العقود وأتمتة المستندات

Contra هو حل إدارة جهات اتصال الكل في واحد مع ميزات إعادة الخطوط والموافقة المتقدمة لإدارة العقود التي تجعل عملية التفاوض والمراجعة أكثر دقة وتنظيمًا. تقدم Contra إمكانات تعاونية في التأليف المشترك ، والتحكم في الحفظ التلقائي والإصدار ، ومراكز الموافقة ، والتوقيعات الإلكترونية ، وتكاملات الجهات الخارجية التي تجعل ما يمكن أن يكون جزءًا صعبًا للغاية من العملية أسهل.

هذه هي الطريقة التي تساعدك بها شركة Contra في عملية تعديل العقد الخاصة بكم:

• تتبع جميع تعليقات التغيير المقبولة والمرفوضة في مستندات العقد.
• يتم حفظ التغييرات تلقائيًا بعد كل جلسة ، ويتم حفظ إصدارات إضافية جديدة.
• يسمح لعدة مستخدمين في وقت واحد بتحرير المستندات والتعاون.
• تمكن المستخدمين من استبدال المصطلحات القياسية بشروط بديلة من المكتبة.
• أعادة فحص الملف بعد المراجعة الخارجية لمزيد من المراجعة / التغيير أو الموافقة.